Relances & suivi des paiements avec FlowDevis

Pour un artisan, un indépendant ou une TPE, bien facturer ne suffit pas : il faut aussi être payé dans les temps. Les retards de règlement, les factures oubliées et les relances manuelles dans des tableurs font perdre du temps et fragilisent la trésorerie. C’est pour répondre à ce besoin concret que FlowDevis intègre un module dédié aux relances d’impayés et au suivi des paiements.

Cette page détaille le fonctionnement de la fonctionnalité “Relances & suivi des paiements” de FlowDevis, et la façon dont elle aide les artisans, auto-entrepreneurs et TPE à sécuriser leur trésorerie, à relancer leurs clients plus sereinement et à garder une vue claire sur le reste à payer.

1. Pourquoi un module de relances d’impayés dédié ?

Dans beaucoup d’entreprises de petite taille, le suivi des paiements se fait encore dans des carnets, des tableurs, ou simplement “dans la tête”. Résultat :

• certaines factures impayées sont totalement oubliées,
• les relances d’impayés sont irrégulières ou trop tardives,
• la vision de la trésorerie est floue (ce qui est facturé, ce qui est encaissé, ce qui reste à encaisser),
• du temps est perdu à chercher quels clients ont payé ou non.

FlowDevis propose un suivi des paiements intégré : chaque devis, chaque facture et chaque règlement sont suivis au même endroit. Vous savez immédiatement ce qui est payé, en attente, en retard, et quelles relances ont été envoyées.

2. Statuts clairs pour devis et factures

FlowDevis associe à chaque document (devis, facture d’acompte, facture finale) un statut clair, qui vous permet de voir en un coup d’œil où en est la situation avec votre client.

Par exemple, une facture peut être :

• Brouillon (non envoyée),
• Envoyée,
• Partiellement payée,
• Payée,
• En retard ou impayée selon la date d’échéance.

Pour les devis, vous pouvez distinguer les devis en attente, acceptés, refusés ou transformés en facture. Ce suivi vous aide à prioriser vos relances commerciales (relancer un devis non répondu) et vos relances financières (relancer un paiement en retard).

3. Reste à payer visible sur chaque facture

Pour chaque facture gérée dans FlowDevis, un reste à payer est calculé. C’est particulièrement utile dans le cas des factures d’acompte et factures de solde sur un même chantier.

Concrètement, FlowDevis vous permet de :

• créer un devis détaillé pour un chantier ou une prestation,
• générer une facture d’acompte,
• émettre la facture finale avec acompte déduit,
• voir pour chaque client le reste à payer sur un chantier donné.

Le montant restant dû est affiché de façon claire dans l’interface et, selon votre modèle de facture, également dans le PDF envoyé au client. Cela structure la relation financière et évite les discussions confuses sur “ce qu’il reste à payer”.

4. Relances d’impayés par e-mail depuis l’application

FlowDevis intègre un système de relances d’impayés par e-mail pour vous éviter de rédiger à chaque fois un nouveau message dans votre boîte mail, en cherchant la facture attachée et les bons termes à utiliser.

Depuis la fiche facture, vous pouvez déclencher une relance en quelques clics :

• choix du modèle d’e-mail (relance douce, relance ferme, rappel avant échéance, relance après échéance, etc.),
• insertion automatique des informations de facture : numéro, date, montant, date d’échéance,
• pièce jointe PDF de la facture concernée,
• envoi direct à l’adresse e-mail du client depuis FlowDevis.

Vous gagnez du temps, vos relances sont plus régulières, et vos clients reçoivent des messages clairs et professionnels qui les encouragent à régler rapidement.

5. Modèles d’e-mails de relance personnalisables

Pour que vos relances d’impayés restent à votre image, FlowDevis permet de personnaliser des modèles d’e-mails prêts à l’emploi.

Vous pouvez, par exemple, configurer :

• une relance avant échéance, courtoise, rappelant la date de règlement prévue,
• une première relance après échéance, polie mais ferme,
• une relance plus appuyée en cas de retard important,
• un modèle de mise en demeure si la situation le nécessite (à adapter si besoin avec votre conseil juridique).

Chaque modèle peut inclure des variables automatiques (nom du client, numéro de facture, montant, etc.) pour que le message soit à la fois professionnel, personnalisé et rapide à envoyer.

6. Vision globale des factures à relancer

FlowDevis ne se contente pas d’envoyer des e-mails de relance, il vous donne aussi une vision globale des factures à suivre.

Dans l’interface, vous pouvez filtrer et repérer :

• les factures en attente de règlement,
• les factures en retard,
• les factures partiellement réglées,
• les documents pour lesquels une relance a déjà été envoyée.

Cette vision d’ensemble vous permet de prioriser vos relances (selon le montant, l’ancienneté, le client) et de consacrer quelques minutes régulièrement à sécuriser votre trésorerie, plutôt que de découvrir par hasard des impayés plusieurs mois plus tard.

7. Historique des paiements et des relances

Pour chaque facture, FlowDevis garde un historique :

• date de création de la facture,
• dates et montants des paiements enregistrés,
• traces des relances d’impayés envoyées (avec la date et, selon la configuration, le modèle utilisé),
• statut actuel (payée, partiellement payée, en retard, etc.).

En cas de litige ou de discussion avec un client, vous pouvez montrer que :

• la facture a bien été émise et envoyée,
• des relances ont été réalisées à telle ou telle date,
• le restant dû correspond à des montants précis déjà communiqués.

Cet historique vous protège et vous permet de prendre la bonne décision sur la suite à donner (relance supplémentaire, mise en demeure, éventuellement transmission à un service de recouvrement).

8. Meilleure maîtrise de la trésorerie

Le module Relances & suivi des paiements de FlowDevis a un objectif simple : améliorer votre trésorerie sans vous ajouter de charge mentale.

Grâce à lui, vous pouvez :

• repérer rapidement les factures impayées qui représentent un risque financier,
• relancer régulièrement sans y passer des heures,
• mieux anticiper votre flux de trésorerie (ce qui doit rentrer et quand),
• réduire les délais de paiement moyens, et donc la tension sur votre trésorerie.

Pour un artisan ou une petite entreprise, quelques factures payées 15 jours plus tôt grâce à des relances bien structurées peuvent faire une grande différence dans le quotidien (paiement des fournisseurs, des salaires, des charges, etc.).

9. Adapté aux artisans, indépendants et TPE

FlowDevis est pensé pour des profils terrain qui ont rarement le temps de faire de la “paperasse” : plombiers, électriciens, maçons, peintres, chauffagistes, multi-services, petites agences, etc.

La partie relances & suivi des paiements est donc conçue pour être :

• simple : pas besoin de paramétrer un logiciel de gestion compliqué,
• rapide : quelques clics pour enregistrer un paiement ou envoyer une relance,
• claire : des statuts lisibles et des filtres utiles,
• efficace : tout ce qui touche à vos devis, factures, paiements et relances est centralisé.

Vous gardez la main sur vos chiffres sans devenir comptable. FlowDevis n’a pas vocation à remplacer un expert-comptable, mais à vous aider à mieux gérer vos factures PDF, vos relances d’impayés et votre suivi des paiements au quotidien.

10. Intégration avec les autres fonctionnalités de FlowDevis

Le module Relances & suivi des paiements ne vit pas isolé. Il est connecté aux autres fonctions clés de l’application :

• vos devis : transformation en facture, suivi d’acceptation,
• vos factures d’acompte et factures finales : déduction des acomptes, calcul du reste à payer,
• vos fiches clients : coordonnées, historique des documents, comportement de paiement,
• vos PDF propres et conformes : documents envoyés en pièce jointe lors des relances.

Cette intégration vous évite de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Vous partez du devis, vous générez les factures, vous suivez les règlements et vous relancez les retards au même endroit.

11. Vers une gestion plus sereine de vos encaissements

En résumé, la fonctionnalité Relances & suivi des paiements de FlowDevis vous aide à :

• suivre vos factures plus facilement,
• relancer vos clients de façon professionnelle,
• réduire les impayés et les retards de paiement,
• renforcer votre trésorerie sans passer vos soirées dans vos papiers.

Si vous facturez régulièrement, ce module devient rapidement un réflexe de gestion. Plutôt que de subir les impayés, vous disposez d’un outil concret pour les anticiper, les contrôler et les réduire.

Pour découvrir par vous-même la gestion des relances d’impayés et du suivi des paiements dans FlowDevis, vous pouvez créer un compte, éditer quelques devis et factures, enregistrer des paiements tests et observer comment l’interface vous aide à garder le contrôle sur vos encaissements.