Devis & factures en ligne pour artisans et TPE avec FlowDevis

Le cœur de FlowDevis, c’est son module devis & factures, conçu pour les artisans, auto-entrepreneurs et TPE qui veulent gagner du temps sur l'administratif sans perdre en sérieux ni en conformité. Sur cette page, nous vous présentons en détail comment FlowDevis vous aide à créer, envoyer et suivre vos devis et factures au quotidien.

Que vous soyez plombier, électricien, maçon, multi-services, paysagiste, chauffagiste ou gérant d’une petite société de services, FlowDevis vous permet de produire des documents professionnels en quelques clics, de suivre vos paiements et de sécuriser votre trésorerie, tout en restant conforme aux obligations légales françaises.

1. Création de devis en quelques secondes

FlowDevis est pensé pour que la création d’un devis soit simple, rapide et structurée. Depuis votre tableau de bord, vous ouvrez un nouveau devis, choisissez votre client dans votre répertoire (ou en créez un en quelques champs), puis ajoutez vos lignes de prestations ou de fournitures.

Vous pouvez renseigner les désignations, quantités, unités, prix unitaires, remises éventuelles et TVA (ou mention d’exonération type “TVA non applicable – art. 293 B du CGI” si vous êtes en franchise). FlowDevis calcule automatiquement les sous-totaux, le total HT, le montant de TVA et le total TTC, ce qui vous évite les erreurs de calcul.

Une fois vos lignes remplies, vous pouvez compléter le devis avec un texte d’introduction, des conditions particulières (délais, conditions de paiement, validité, garanties, etc.) et vos mentions légales habituelles. L’objectif est que vous puissiez garder votre manière de travailler tout en la rendant plus propre, plus claire et plus rapide.

2. Numérotation maîtrisée et conformité légale

La numérotation de vos devis et factures n’est pas un détail : elle fait partie des obligations légales en France. FlowDevis vous aide à mettre en place une numérotation cohérente et continue, adaptée à votre façon de travailler.

Vous pouvez par exemple utiliser des formats du type DEV-2025-001, DEV-2025-002, etc. pour les devis, et FAC-2025-001, FAC-2025-002 pour les factures, avec des séries distinctes. Le système évite les doublons et les numéros manquants, ce qui facilite vos contrôles, vos échanges avec l’expert-comptable et un éventuel contrôle fiscal.

FlowDevis prend également en compte vos mentions obligatoires : raison sociale, adresse, numéro SIREN/SIRET, statut juridique, capital social, RCS/RM, numéro de TVA intracommunautaire si applicable, conditions de règlement, pénalités de retard, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, etc. Vous pouvez configurer ces informations une fois pour toutes dans votre profil de société, elles remontent ensuite automatiquement sur vos documents.

3. Conversion devis → facture en un clic

Un devis accepté ne devrait pas vous demander de tout ressaisir dans un autre logiciel. C’est pourquoi FlowDevis permet de convertir un devis en facture en un seul clic. Vous gardez ainsi la même structure de lignes, les mêmes montants, les mêmes remarques, mais dans un document de facturation conforme.

En pratique, dès que votre client valide le devis (oralement, par e-mail, par signature manuscrite ou électronique selon vos habitudes), vous cliquez sur “Convertir en facture”. L’application génère automatiquement la facture correspondante, avec un nouveau numéro de facture conforme à votre série de facturation. Vous pouvez encore ajuster certains éléments si besoin (dates, conditions de règlement, texte en pied de page), puis éditer le PDF et l’envoyer.

Ce fonctionnement est particulièrement apprécié des artisans et TPE qui jonglent avec de nombreux petits devis : vous ne perdez plus de temps à ressaisir les mêmes informations, tout en gardant une trace claire du lien entre le devis d’origine et la facture finale.

4. Factures d’acompte et factures de solde

Dans de nombreux métiers (bâtiment, rénovation, travaux de plomberie, chauffage, multi-services, etc.), il est courant de demander un acompte avant le début du chantier. FlowDevis gère nativement les factures d’acompte et factures de solde, liées à un même devis ou à un même marché.

Depuis votre devis accepté, vous pouvez générer une facture d’acompte correspondant par exemple à 30 % ou 50 % du montant total. FlowDevis calcule le montant d’acompte en respectant la TVA et la structure du document. Lors de l’édition de la facture finale, le montant déjà réglé au titre des acomptes est automatiquement déduit pour faire apparaître le reste à payer.

Vos clients voient ainsi clairement ce qu’ils ont déjà payé et ce qu’il reste dû. De votre côté, vous gardez une traçabilité complète entre devis, acomptes et facture de solde, ce qui simplifie la comptabilité et évite les malentendus.

5. PDF propres, prêts à envoyer ou à archiver

L’un des points forts de FlowDevis est la qualité du rendu PDF. Chaque devis et chaque facture est généré au format A4 avec une mise en page propre, lisible et homogène : logo, informations de votre société, coordonnées du client, tableau des lignes (désignations, quantités, prix, TVA), totaux HT/TVA/TTC, mentions légales, conditions de règlement, signature, etc.

Vous pouvez personnaliser votre en-tête (logo, éventuelles couleurs), ajouter un texte d’introduction et un pied de page avec vos mentions récurrentes (assurance décennale, zones d’intervention, conditions particulières, etc.). Le but est que chaque PDF reflète l’image sérieuse de votre entreprise et puisse être envoyé tel quel à votre client, sans mise en forme supplémentaire.

Ces PDF sont également prêts à être utilisés pour vos archives (stockage numérique, sauvegardes, envoi à l’expert-comptable, pièces justificatives pour votre comptabilité). Vous évitez ainsi les mélanges de formats (Word, Excel, captures d’écran), sources d’erreurs et de perte de temps.

6. Envoi des devis & factures par e-mail

FlowDevis ne se contente pas de générer le PDF : il vous permet également d’envoyer vos devis et factures par e-mail directement depuis l’interface. Vous pouvez utiliser des modèles d’e-mails clairs et professionnels, adaptés à vos différents types de documents (envoi d’un devis, rappel de devis en attente, envoi de facture, relance d’impayé, etc.).

L’application joint automatiquement le PDF généré et renseigne les informations du client (nom, adresse e-mail, référence du devis ou de la facture). Vous pouvez personnaliser le message avant envoi pour conserver votre ton habituel avec vos clients.

Cet envoi par e-mail, tracé dans votre interface, vous permet de savoir ce qui a été transmis, à quel moment, et avec quel contenu. C’est utile en cas de litige ou simplement pour garder un historique propre de vos échanges commerciaux.

7. Suivi des statuts et des paiements

Avoir de beaux devis et de belles factures, c’est bien. Savoir où vous en êtes réellement (ce qui est envoyé, accepté, payé, en retard, etc.), c’est encore mieux. FlowDevis propose un suivi par statuts pour vous aider à piloter votre activité.

Côté devis, vous pouvez par exemple suivre les statuts brouillon, envoyé, accepté, refusé ou expiré. Côté factures, vous distinguez brouillon, émise, partiellement payée, payée ou en retard. Cela vous permet de prioriser vos relances, de repérer les dossiers à clôturer et de suivre votre trésorerie.

Vous pouvez également enregistrer les règlements reçus (virements, chèques, espèces, etc.), préciser les dates de paiement, et laisser FlowDevis calculer le reste à payer pour chaque facture. À terme, cela vous donne une vision claire de vos encaissements, des factures en attente et des éventuels retards.

8. Gestion des clients, articles & marges

Le module devis & factures de FlowDevis est étroitement lié à votre répertoire clients et à votre catalogue d’articles/services. Vous gagnez du temps à chaque nouveau devis : au lieu de tout ressaisir, vous piochez dans vos fiches existantes.

Pour chaque client, vous pouvez enregistrer ses coordonnées, adresses de facturation et de chantier, conditions particulières, remise éventuelle, etc. Lors de la création d’un devis ou d’une facture, il suffit de le sélectionner pour récupérer automatiquement ses informations.

Pour vos articles/services, vous pouvez stocker les désignations, unités, prix de vente, taux de TVA, voire des prix d’achat pour suivre vos marges. FlowDevis vous permet ainsi de visualiser la rentabilité d’un document ou d’une ligne, en comparant vos coûts et vos prix de vente. C’est un vrai atout pour piloter votre activité au-delà de la simple facturation.

9. Sécurité, hébergement et conformité RGPD

Vos devis et vos factures contiennent des données sensibles (coordonnées de vos clients, détails des chantiers, montants facturés, etc.). FlowDevis prend la sécurité et la confidentialité de ces informations au sérieux.

Les données sont hébergées en Union Européenne, avec des mesures de sécurité adaptées (connexion chiffrée, sauvegardes, gestion des accès). FlowDevis agit comme sous-traitant au sens du RGPD et ne revend pas vos données. Vous restez propriétaire de vos informations, et vous pouvez les exporter à tout moment si besoin.

Cette approche vous permet de travailler avec un outil en ligne sans sacrifier vos exigences en matière de confidentialité et de respect des données de vos clients.

10. Bénéfices concrets pour votre quotidien

En pratique, utiliser FlowDevis pour vos devis et factures, c’est :

• Moins de temps passé sur Word/Excel, plus de temps sur vos chantiers et vos clients.
• Des documents propres et cohérents, qui donnent une image professionnelle à votre entreprise.
• Une trésorerie mieux maîtrisée grâce au suivi des statuts, des paiements et des relances.
• Une conformité renforcée avec les mentions légales, la numérotation, le RGPD et la traçabilité des documents.
• Une activité plus lisible pour vous, votre banque et votre expert-comptable.

FlowDevis ne cherche pas à tout faire, mais à bien faire ce qui compte vraiment pour un artisan ou une petite entreprise : produire des devis et des factures clairs, sérieux, traçables, avec un minimum de frictions.

11. Prêt à tester le module devis & factures de FlowDevis ?

Si vous souhaitez découvrir concrètement comment FlowDevis peut simplifier votre gestion de devis et de factures, vous pouvez créer un compte en quelques instants. Vous testez l’interface, créez vos premiers documents, et voyez comment l’outil s’intègre dans votre quotidien d’artisan ou de TPE.

L’objectif est simple : vous faire gagner du temps, sécuriser votre facturation et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en sachant que vos devis et factures sont entre de bonnes mains.